AUTOMATIZACIÓN DE LOS SERVICIOS EN LA BIBLIOTECA

La implementación de automatización en los servicios de la biblioteca, ha sido un reto que se ha venido realizando durante las últimas décadas. Esto es debido a que el avance de las tecnologías está impactando en todos los niveles de la sociedad; en la actualidad el acceso a Internet y todo lo que conlleva ya no es un lujo de unos cuantos, se ha vuelto algo indispensable para la comunicación entre los individuos y aún más, en la sociedad de la información. 

Las bibliotecas no están exentas de este impacto, ya que al ser unas grandes proveedoras de información, tienen la gran necesidad de inmiscuirse en la sociedad de la información. La biblioteca tiene la responsabilidad de entrar en este nuevo mundo informático, desde tener una presencia en él a través de una página web, o en su defecto tener un sitio en redes sociales (por ser lo más utilizado en la actualidad), hasta apoyarse de estas nuevas tecnologías para ofrecer los servicios tradicionales de una forma más eficiente.

Sin embargo, esta es la primera barrera para poder realizar esta tarea. Al ser una necesidad que se tienen mundialmente, es un servicio altamente lucrativo, lo que genera costos grandes para las bibliotecas que deseen ofrecer este tipo de servicios, desde la adquisición de software y hardware para su funcionamiento, hasta el mantenimiento de los mismos y porque no, la creación de softwares especiales para cubrir sus necesidades específicas. Esto genera que no todas las bibliotecas puedan tener un acceso a este tipo de servicios, ya que la gran mayoría, no cuentan con un presupuesto propio y son dependientes de instituciones que asignan poco presupuesto a estas entidades. 

Las bibliotecas públicas y escolares, son principalmente las más afectadas por el poco presupuesto asignado por sus instituciones, esto genera que en la gran mayoría de ellas no cuenten con este tipo de servicios para ofrecer a sus usuarios. Por el lado contrario, las bibliotecas universitarias y especializadas son principalmente las que cuentan con la infraestructura adecuada para poder desarrollar este tipo de servicios y poder sumergirse en esta gran sociedad de la información.

Tocando más a fondo la necesidad de crear softwares especiales para cubrir necesidades especiales, existen corporativos y empresas dedicadas a crear este tipo de software. Esta es una tarea sumamente compleja por todo lo que conlleva, desde la creación de documentación para el enlace entre cliente y proveedor, hasta la creación de los mismos sistemas perfectamente adaptados a las necesidades del cliente. Esto en otras palabras nos quiere decir que debido a su complejidad, requiere de una inversión sumamente grande para poder adquirir un sistema con estas cualidades, por lo que, son muy pocas las bibliotecas que cuentan con el presupuesto para poder solventar un gasto de esta magnitud. El crear un software especial ayudaría de una forma excelente a la hora de brindar servicios a los usuarios, tanto aquellos que impactan directamente al usuario, tal es el caso de autoprestamo o consulta de catálogo, como aquellos que son invisibles para este, como el módulo de adquisición.

Otro inconveniente a la hora de adquirir un sistema propio de gestión para la automatización de servicios bibliotecarios, es la actualización y las constantes capacitaciones del personal. No todas la empresas que brindan este tipo de servicios, están al pendiente de la capacitación de futuros personales que atenderán estos módulos, lo que genera una brecha de actualización por parte del personal de la biblioteca y a su vez, de la incorporación de nuevos empleados a este software.

Un problema más grande aún económicamente hablando, es crear la infraestructura arquitectónica adecuada dentro de la biblioteca para la instalación de ordenadores que puedan brindar todos estos servicios. Generalmente, la mayor parte de las bibliotecas de México, están ubicadas en edificios antiguos, lo que genera que una modificación y adaptación para este tipo de servicios sea en primera muy complicada y en segunda muy costosa. La adaptación de un edificio para estar en óptimas condiciones para poder brindar un servicio de esta forma, es sumamente costo y no cualquier personal lo puede realizar, ya que se necesitan de conocimientos muy específicos y sobre todo, de equipo sumamente adecuado para poder realizar esta tarea.

La edad es un inconveniente a tratar en este tema, ya que se ha visto, que la diferencia de edades, si afecta plenamente al uso de este tipo de servicios automatizados. La mayoría de la población jóven (menores de 40 años en general) tiene preferencia por este tipo de servicios, mientras que, las personas de edad más avanzada a esta, ven inútil e inservible este tipo de servicios. Al ser así, este tipo de población, tiende a rechazar la biblioteca como tal e incluso dejar de asistir a la misma, ya que rompe con el rol que han tenido durante toda su vida. Por el lado contrario, las personas de menor edad, tienden a sentir un gusto especial por bibliotecas con estas características, lo que genera una mayor asistencia.

Otro punto en contra de la automatización de las bibliotecas, es que las amenazas que afectan directamente a este tipo de servicios, son mucho mayores a las que se tienen en los soportes tradicionales. El mejor ejemplo que existe, es que por una mínima falta de energía eléctrica, todo el sistema se puede venir abajo. Este problema afectaría directamente al usuario, ya que él quedaría excluído de la biblioteca y de los servicios que ofrece por este medio, lo que a su vez genera descontento y una mala percepción de la biblioteca. Por parte de los trabajadores de la misma, podría generar el atraso de sus funciones y así generar un gran descontrol dentro de la institución.

Las amenazas que podrían afectar a todo sistema automatizado, llamese robo, incendio, inundación entre otros, generar altos costos de recuperación para la biblioteca, lo que generaría un descontrol dentro del presupuesto asignado para el ejercicio en curso y para las funciones que generen sus propios empleados. Este descontrol podría llegar a ser un efecto domino, ya que al perder el control durante ese momento de todos los servicios y registros existentes en la biblioteca, generaría una falla en todos los segmentos existentes dentro de la misma, tanto interna como externamente.

Ahora, los pro`s que se tienen al contar con una automatización de servicios bibliotecarios son múltiples. El primero es el contacto más directo y por mayor tiempo con el usuario; esto genera que la biblioteca cumpla al 100% con su función primordial, la cual es satisfacer las necesidades del usuario. Al tener este tipo de software, se genera una confianza mayor con los usuarios (principalmente jóvenes) al inmiscuirse en toda estas nuevas tecnologías, los usuarios sienten un pleno acercamiento con la biblioteca y de esta forma, acuden más a ella. También la biblioteca al contar con estas herramientas, entra dentro del estereotipo social de una biblioteca de "primer mundo", lo que genera una mayor afluencia de sus usuarios potenciales.

Otro beneficio para el usuario, es la comodidad de contar con este tipo de servicios y sentir un mayor control de todas sus acciones dentro de la biblioteca, ya sea a la hora de buscar sus libros en un OPAC, hasta realizar un autopréstamo. Con esto, se cumple otra misión primordial de la biblioteca, la cuál es, volver al usuario autosuficiente, para que no tenga que depender en algún tiempo del bibliotecólogo.

Por parte del personal de la biblioteca, ayuda de una forma sumamente importante a la hora de realizar todos los proceso técnicos al libro o todo documento sea físico o impreso. La catalogación es sumamente fácil con ayuda de estas herramientas en comparación a la que se hacía hace unos 30 años, los registros son fáciles de crear y su visualización es más comprensible, tanto para el personal, como para el usuario. Las formas de adquisición, de igual forma mejoraron, ya que no se tendría la necesidad de tener registros impresos de todas las editoriales con las que se tenga convenio y tener la problemática  de actualizar estos mismos y crear cada año, una nueva tirada con los registros actualizados, los cuáles probablemente, cambiarían en su mayoría, en un par de meses.

Uno de los beneficios más importantes para la biblioteca con  la automatización, es la reducción de espacios en los módulos de consulta, préstamos y adquisición. Hace algunos años, las fichas de las obras, los diccionarios de editoriales y las papeletas de préstamos, generaban a la biblioteca grandes problemas de espacio, lo que algunas veces provocaba la pérdida y el descontrol de los mismos. Con la automatización de estos, los espacios se reducen únicamente a pequeñas habitaciones donde se tiene un server con el alojamiento de los mismos, o en su gran mayoría, estos server ni si quiera se encuentran dentro de la misma institución.

Uno de los servicios automatizados más actuales y últimamente en boga de todas las bibliotecas, es la digitalización de todas sus colecciones. Este es uno de los mejores servicios que puede prestar una biblioteca (a mi punto de vista) ya que no se requiere de la presencia del usuario físicamente dentro de la institución, sin embargo, sigue utilizando las herramientas que presta la biblioteca para todos sus usuarios. Este servicio sin embargo, de igual forma genera altos costos para la biblioteca y la institución a la que pertenece, aunque en voz de diferentes administradores de bibliotecas pertenecientes a la UNAM, es de las mejores inversiones que se puedan realizar.

Puedo concluír con este trabajo diciendo que, como toda innovación en la biblioteca, la automatización  es un tema con demasiados pro`s y contra`s para su inclusión dentro de la misma; sin embargo, es algo que se tendría que realizar en todas por las constantes innovaciones en tecnologías que existen y sobre todo, por la aceptación mundial que se tiene con respecto de ellas y la necesidad de pertenecer a la sociedad de la información. Existen muchos tópicos que se deben de considerar para la adquisición de herramientas para la automatización de servicios, ya que como se vio, son gastos sumamente fuertes los cuáles deben de ser previamente elegidos, ya que debe de ser una perfecta selección para que, a la comunidad a la que asista, realmente haga uso de ellas y nos e tenga un rechazo por completo. Sin embargo, lo ideal sería que todas las bibliotecas contarán con este tipo de herramientas, pero al realidad es que por cuestiones económicas, no todas tienen el acceso a ellas. Es una gran ayuda para la prestación de servicios dentro de una biblioteca y principalmente si se realiza un software especial para cubrir las necesidades propias de una biblioteca, generará demasiados gastos, pero será una gran inversión para la biblioteca.

BIBLIOGRAFÍA

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